Галина Улитова
- май 23
- 6 мин. чтения

Система управления бизнесом. Всё об этом.

Пост обновлен май 25

Сегодня мы поговорим о системе управления бизнесом, как создать, какие инструменты применять и что для этого нужно сделать. Управление бизнесом – достаточно сложный процесс, требующий правильного системного подхода, который подразумевает решение целого спектра задач в разных направлениях деятельности компании.

Меня зовут Галина Улитова, я владелец консалтингового агентства Intellect in ua. Сфера компетенции моей компании - это систематизация и автоматизация бизнеса. Мы провели больше 1000 консультаций, помогая нашим клиентам изменить принципы ведения бизнеса.

Что отличает системный бизнес от несистемного?

Много кто считает, что систематизация бизнеса проявляется в автономности работы команды без операционного вмешательства собственника. Каждому сотруднику даются должностные инструкции, которые позволяют ему работать и не обращаться по каждому вопросу к руководству. Это помогает руководителю не терять прибыль, даже когда его нет на месте.

Высококачественный скачок в развитии любой компании вероятен только в случае перехода от ручного способа управления компанией к построению системного бизнеса. Но, не обращая внимания на то, что основная масса собственников понимают надобность такого перехода, только немногим получается его реализовать. Системный бизнес – это не бизнес без хозяина, но он дает возможность собственнику используя ряд инструментов, технологий и штат персонала увеличивать производительность и, что немаловажно, свой доход. С его помощью собственник может откинуть неэффективное ручное управление, при котором надо давить на рычаги самостоятельно и лично решать все вопросы.

Основные направления в системе управления бизнесом:

Стратегическое планирование является одной из функций стратегического менеджмента, который представляет собой процесс выбора целей организации и способов их достижения.

Стратегическое планирование обеспечивает основу для всех управленческих решений. Функции организации, мотивации и контроля ориентированы на разработку стратегических планов. Без использования стратегического планирования компании в целом, отдельные лица будут лишены четкого способа оценки цели и направления бизнеса. Процесс стратегического планирования обеспечивает основу для управления целями команды.

Процесс стратегического планирования состоит из нескольких этапов:

Определение миссии и целей.
Анализ среды, включающий в себя сбор информации, анализ сильных и слабых сторон компании, а также ее потенциальных возможностей на основании имеющейся внешней и внутренней информации.
Выбор стратегии.
Реализация стратегии.
Оценка и контроль выполнения.

Организующая схема (оргсхема) — это общий план, который показывает, какие функции и обязанности выполняются в компании, какие существуют коммуникационные маршруты, в каком порядке выполняются действия, а также показывает должности, отвечающее за определенные области в организации. Оргсхема состоит из людей, действий и потоков, которые необходимы для того, чтобы достичь общей цели и предотвратить отклонение от достижения этой цели и остановки на пути к её достижению. Суть этой модели заключается в продукте. Т.е. вы разрабатываете структуру не абы как, а сначала определяете ценный конечный продукт своего бизнеса.

Организующая схема в административной технологии управления – это не прямоугольники со стрелочками, которые однажды нарисовали, повесили на стену и забыли. Это мощный инструмент развития компании, правильное использование которого приводит к финансовому росту.

Формирование эффективной команды начинается с поиска персонала и этот процесс является одним из самых ответственных. Найти нужного сотрудника это настоящее мастерство, которым необходимо владеть в совершенстве. От того насколько грамотно и профессионально сформирована команда напрямую зависит успех компании.

Основные этапы найма персонала:

Разработка профиля должности
Составление вакансии
Разработка анкеты для соискателя
Формирование базы резюме
Выбор лучших кандидатов
Тестирование
Проведение собеседования
Принятие окончательного решения
Разработка должностной папки
Обучение и адаптация нового персонала

Этапы внедрения контроля за работой персонала:

Создать список возможных нарушений, сегментированный по направлениям
Создать тестирование по нарушениям на их знание
Продумать КРІ для персонала и систему мотивации
Оформить таблицу нарушений и премий
Пропустить персонал через тестирование и разбор полетов
Внедрить ежедневные отчеты для персонала
Внедрить регулярный разбор полетов по нарушениям

Основные цели:

Сделать так, чтобы персонал максимально быстро начал качественно выполнять работу на новой должности и задавал минимальное количество вопросов своему руководителю.
Описать успешный опыт, чтобы передать преемникам и в дальнейшем с максимальной скоростью и без потери качества масштабировать свою деятельность.
Минимизировать количество ошибок и нарушений в работе персонала.

Маркетинг и продажи — это единая экосистема, не подлежащая разделению. Единая конечная цель в работе как маркетинга, так и продаж – это получение прибыли.

Маркетинг – это инструмент продаж. Он говорит, что и как вам нужно продавать. Продажа – это уже процесс получения прибыли. Проще говоря, маркетинг - это действие, направленное на то, чтобы привлечь потенциальных клиентов, завоевать их доверие, а продажа - это действия, направленные на подписание договора и заключение соглашения. Оба необходимы для того, чтобы бизнес был успешен.

Очень важно ставить цели для себя и своего персонала. Одним из эффективных инструментов для постановки целей является план продаж.

Принципы построения плана продаж:

1. Измерение

План продаж нужно измерять в деньгах, а также в единицах или действиях.

2. Продолжительность

Мы привыкли считать план продаж на месяц. Хотя для повышения максимальной эффективности его нужно считать на день, неделю, год.

3. Персонализация

В некоторых компаниях помимо общих есть ещё и личные планы продаж. Такую ситуацию легко заметить в тех компаниях, где каждый “сам за себя”. Это хорошо. Ведь помимо командной игры Вы также даёте каждому из команды выделиться на фоне других и заработать больше за счет перевыполнения плана продаж.

4. Точность

Можно разделить план продаж по разным показателям, чтобы повысить эффективность в нужном направлении.

Например:

По новым клиентам;
По старым клиентам;
По продукту;
По задолженности;
По возврату ушедших клиентов.

Для успешного развития вашего бизнеса вам обязательно понадобится маркетинговый план. Правильный маркетинговый план обычно описывает вашу целевую аудиторию и то, как вы привлекаете новых клиентов, а также удерживает их, чтобы они покупали у вас вновь и вновь.

Маркетинговый план состоит из online и offline направлений.

Разделы маркетингового плана.

Определение целей разработки маркетингового плана.
SWOT-анализ.
Сегментирование рынка. Описание целевой аудитории. Критерии сегментирования рынка.
Описание потребителей и их предпочтений по каждому сегменту.
Позиционирование. Анализ конкурентов
Услуги.
Ценообразование.
Каналы сбыта.
Система продвижения.
Бюджет маркетингового плана.

Немаловажным инструментом в системной работе является соблюдение стандартов продаж.

Слово стандарт означает – эталон, образец чего-то. В области продаж и обслуживания клиентов стандарты представляют собой список рекомендуемых мер, которые персонал должны соблюдать для достижения максимальной эффективности в работе с клиентами. По сути, бизнес-стандарты призваны систематизировать деятельность персонала, обращающихся к клиенту, и создать конкретный порядок работы в компании. В области продаж стандарты являются наиболее распространенными инструкциями для продажи определенного продукта или услуги, что и когда говорить покупателю, как и что отвечать (скрипты продаж).

Скрипт продаж - это готовый сценарий, который мы можем использовать, чтобы изменить мнение людей. Именно он, скорее всего, подтолкнет клиента к покупке и поможет нам совершить продажу. Основная цель сценария продаж - продать услугу или ваш продукт клиенту с максимальной выгодой и как можно скорее. Скрипты продаж позволяют менеджерам понять, как вести себя в конкретном случае и в непредсказуемой ситуации, поэтому их роль огромна для отделов продаж.

Автоматизация бизнеса позволяет улучшить производительность предприятия в разы, рутинные процессы упраздняются, прибыль растет. Но для каждого процесса есть свои тонкости и нюансы. Важно грамотно подобрать

программный продукт для повышения эффективности работы компании. Задача автоматизации бизнеса - сократить «ручные» процессы и перейти в автоматический режим работы

Существует две основные области внедрения автоматизации:

базовые бизнес-процессы (управление продажами, клиентское обслуживание);

Задача в данном случае — с помощью автоматизации повысить объем выпускаемой продукции, увеличить продажи и повысить доходность бизнеса.

сервисные и оперативные процессы (бухучет, ведение отчетности, делопроизводство).

Смысл автоматизации состоит в сокращении затрат ресурсов на рутинные операции.

Автоматизация бизнеса решает следующие задачи:

более эффективно ведется оперативная деятельность компании, включая учет и контроль;
значительно упрощается документооборот — автоматически формируются документы при работе с партнерами (деловые предложения, накладные и счета-фактуры, акты сверки);
также возможно создавать отчеты в разрезе деятельности и за любой временной период;
сокращаются затраты на штат персонала, увеличивается их продуктивность благодаря освобождению от рутинных обязанностей, более эффективно используется рабочее время;
влияние человеческого фактора на основные процессы сводится к минимуму;
повышается качество работы с клиентами.

Пошаговая автоматизация бизнеса:

Осознаем и определяем «слабые» участки
Ставим цели
Определяем требующиеся ресурсы
Описываем бизнес-процессы
Подбираем программный продукт

Эффективное управление финансами и получение достоверных данных в режиме реального времени создают для компании конкурентные преимущества. Ценная аналитическая информация позволяет принимать взвешенные решения, которые способствуют повышению прибыли и производительности бизнеса.

Финансовое планирование в компании - это планирование всех ее доходов и поступлений, а также направлений расходования денег. Это один из последних этапов прогнозирования деятельности компании.

Таким образом, роль и значение финансового планирования состоит в том, чтобы решать следующие задачи:

Обеспечить постоянный поток финансовых ресурсов;
Создание финансового резерва;
Обеспечить сбалансированность планируемых доходов и расходов
Обеспечить контроль за финансовым состоянием и платёжеспособностью компании.

Важно понимать, что для оценки финансового состояния предприятия необходимы три основных формы финансовой отчетности. Они дополняют друг друга, раскрывая финансы предприятия с разных сторон.

Рассмотрим кратко каждый из этих трех отчетов:

1. Баланс.

Баланс, это отчет, показывающий все активы предприятия на определенную дату, а также источники формирования этих активов - обязательства и капитал.

2. Отчет о прибылях и убытках (P&L)

Отчет о финансовых результатах строится за определенный период. Он показывает какие доходы получило предприятие за этот период, какие расходы были понесены для получения этих доходов, какая прибыль (или убыток) получилась в результате.

3. Отчет о движении денежных средств (Cash Flow).

Структура отчета о движении денежных средств довольно проста. Он тоже, как и отчет о прибылях и убытках, строится за период и показывает остаток денег на начало периода, приход денег по различным статьям, расход денег по различным статьям, и остаток денег на конец периода.

Результат грамотно выстроенной системы управления финансами – собственник эффективно управляющий финансами компании.

Менеджмент в переводе с английского (to manage) означает «управлять».

Многие путают термины «менеджмент» и «управление», но хотя и менеджмент переводится как «управление», эти термины имеют одно существенное отличие. Управлять можно неодушевленными объектами, например, транспортом. А объект работы менеджмента – это люди, то есть команда в компании.

Успешный менеджмент в любой компании предусматривает осуществление следующих функций:

формирование целей;
планирование;
организация деятельности компании;
контроль показателей эффективности.

Организация системы управления, то есть менеджмента полностью зависит от уровня компетенции управленца. Координация работы компании и правильно выбранный вектор движения, являются основой для правильно организованной и системной работы бизнеса.

Основная цель систематизации бизнеса:

Это необходимый эволюционный шаг развития компании. Если вовремя не перейти в процесс систематизации бизнеса компания в какой-то момент просто перестаёт развиваться. И компания прилагает колоссальные усилия на то, чтобы просто продолжать существовать. Потратив время, усилия, деньги, внимание на систематизацию бизнеса, ваша компания выйдет на новый уровень развития, а собственник получит новый уровень свободы.

СТАТЬИ